Werkzeug · läuft in Ihrem Browser Stand: 26.08.2026

Die Daten-Ampel: Darf das in die KI?

Q: Gilt die Ampel auch für Bild- und Übersetzungswerkzeuge?

Ja. Die Datenart entscheidet, nicht die Art des Werkzeugs. Ein Übersetzungswerkzeug verarbeitet denselben Vertragstext wie ein Chatwerkzeug, und ein Bildwerkzeug verarbeitet Gesichter. Die Frage bleibt dieselbe: Welche Daten gehen hinein, und wohin gehen sie?

Die häufigste Frage im Alltag, und die, bei der am meisten schiefgeht. Zwei Angaben genügen. Die Ampel ist bewusst streng: Im Zweifel lieber einmal zu viel weggelassen.

Alle zwölf Kombinationen auf einen Blick

Datenart	Werkzeug	Einschätzung	Begründung	Stattdessen
Öffentliche Inhalte	Privates Konto	Grün: Kein Datenproblem.	Öffentliche Inhalte sind inhaltlich unbedenklich; die Frage ist hier die Qualität der Antwort, nicht der Datenschutz.	Fürs Berufliche trotzdem ein betriebliches Konto anlegen. Ein privates Konto läuft auf eine Person: Beim Anbieter entsteht damit ein Nutzungsprofil zu dieser Person, nicht zum Betrieb.
Öffentliche Inhalte	Betrieblich freigegeben	Grün: Kein Datenproblem.	Öffentliche Inhalte im freigegebenen Werkzeug: der Normalfall, so soll es sein.	Ergebnis trotzdem prüfen, bevor es rausgeht. Freigegebene Daten heißen nicht richtige Antworten.
Öffentliche Inhalte	Lokal betriebene KI	Grün: Kein Datenproblem.	Öffentliche Inhalte, lokales Werkzeug: datenschutzseitig die einfachste Kombination.	Bleiben zwei Fragen: Ist das lokale Modell für die Aufgabe gut genug, und steht die Installation im Netz offen? Diese Programme bringen von sich aus meist keinen Passwortschutz mit.
Interne Daten ohne Personenbezug	Privates Konto	Gelb: Besser nicht über das Privatkonto.	Keine Personendaten, aber Betriebsgeheimnisse. Das Training lässt sich in vielen Privatkonten abschalten; was fehlt, ist der Vertrag. Ohne Auftragsverarbeitung gibt es keine Weisungsbindung und keine betriebliche Kontrolle darüber, was mit den Eingaben geschieht.	Wenn es schnell gehen muss: Zahlen runden sowie Namen und Kunden weglassen. Die dauerhafte Lösung ist ein betrieblich freigegebenes Werkzeug.
Interne Daten ohne Personenbezug	Betrieblich freigegeben	Grün: In Ordnung – mit Augenmaß.	Mit Auftragsverarbeitungsvertrag und abgeschaltetem Training ist das der vorgesehene Weg für interne Daten.	Sparsam bleiben: nur eingeben, was die Aufgabe wirklich braucht. Die beste Eingabe ist die, die man weglassen kann.
Interne Daten ohne Personenbezug	Lokal betriebene KI	Grün: In Ordnung.	Lokal betrieben gehen die Eingaben nicht an einen KI-Anbieter. Für interne Unterlagen ist das die sparsamste Lösung.	Zwei Punkte prüfen: ob die Antwortqualität für die Aufgabe reicht, und was das Programm selbst nach außen meldet. Modelle werden nachgeladen, und beim Update gehen Geräte- und Versionsdaten mit.
Personenbezogene Daten	Privates Konto	Rot: Stopp.	Namen, Kontakte oder Verträge von Kunden und Mitarbeitern in einem privaten KI-Konto sind ein Datenschutzproblem, kein Kavaliersdelikt, auch wenn es schnell gehen soll.	Platzhalter statt Namen („Kunde A“, „Mitarbeiterin B“) verdecken den Personenbezug, sie beseitigen ihn nicht. Für die Aufgabe reicht der Platzhalter meist; das Werkzeug bleibt trotzdem das falsche. Der Weg führt über ein betrieblich freigegebenes Werkzeug.
Personenbezogene Daten	Betrieblich freigegeben	Gelb: Möglich – unter Bedingungen.	Mit Auftragsverarbeitungsvertrag, abgeschaltetem Training und Datenminimierung kann das zulässig sein. Ob es das in Ihrem Fall ist, hängt von Werkzeug und Zweck ab. Das klärt Ihre KI-Richtlinie, im Zweifel eine Rechtsberatung.	Faustregel: Wenn ein Platzhalter genügt, nehmen Sie den Platzhalter. Der Erkenntnisgewinn ist derselbe, die Datenmenge nicht. Anonym wird die Eingabe dadurch nicht, nur sparsamer.
Personenbezogene Daten	Lokal betriebene KI	Gelb: Technisch der sauberste Weg – mit Hausaufgaben.	Die Eingaben gehen nicht an einen KI-Anbieter, das Übertragungsproblem entfällt. Ob die Verarbeitung selbst zulässig ist, entscheidet damit aber niemand – die DSGVO gilt unverändert, also müssen Rechtsgrundlage, Zweck, Zugriff und Löschung geregelt sein. Dazu melden die Programme beim Update Geräte- und Versionsdaten, und Passwortschutz bringen die wenigsten von sich aus mit.	Regeln Sie schriftlich, wer das System wofür nutzen darf, sichern Sie den Zugang ab und klären Sie die Rechtsgrundlage wie bei jeder anderen Verarbeitung. Dann ist das eine gute Lösung.
Besonders heikle Daten	Privates Konto	Rot: Stopp, ohne Ausnahme.	Gesundheitsdaten, Bewerbungen, Gehälter: die heikelste Gruppe im Betrieb. Ein privates Konto ist tabu, und Platzhalter helfen hier wenig. Bei seltenen Merkmalen bleibt der Rückschluss auf die Person möglich, und dann ist die Eingabe eben nicht anonym.	Diese Daten gehören vorerst in gar kein KI-Werkzeug. Wenn der Bedarf real ist: zuerst Datenschutzbeauftragter oder Rechtsberatung, dann die Werkzeugfrage.
Besonders heikle Daten	Betrieblich freigegeben	Rot: Erst klären, dann tippen.	Auch mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist das keine Alltagsentscheidung. Bei dieser Datenkategorie braucht es eine ausdrückliche Klärung vorab, oft mit dem Ergebnis: nein.	Vor jeder Nutzung: Datenschutzbeauftragter oder Rechtsberatung. Bis dahin gilt: draußen lassen.
Besonders heikle Daten	Lokal betriebene KI	Gelb: Nur mit klaren Regeln.	Lokal löst das Übertragungsproblem, nicht die Schutzfrage: Zugriff, Zweck und Löschung müssen geregelt sein, bevor solche Daten in irgendein System wandern.	Erst die schriftliche Regelung, also wer wofür und wie lange, dann das Werkzeug. In dieser Reihenfolge ist es vertretbar.

Die Ampel ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Ob eine Eingabe im Einzelfall zulässig ist, hängt von Werkzeug, Einstellungen und Zweck ab. Die vierte Datenart fasst zusammen, was im Betrieb als besonders heikel gilt: Rechtlich ist davon nur „Gesundheit“ eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO, Gehälter und Finanzdaten sind es nicht. Bewerbungen sind selbst keine besondere Kategorie, enthalten aber oft solche Daten. Vertraulich ist all das trotzdem. Ihre Auswahl bleibt in Ihrem Browser; es wird nichts übertragen oder gespeichert. Was in Ihrem Betrieb generell gelten soll, gehört in eine KI-Richtlinie.

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Über ein privates Konto ohne Auftragsverarbeitungsvertrag: in aller Regel nein. Über ein betrieblich freigegebenes Werkzeug mit einem solchen Vertrag: unter Bedingungen. Ein Platzhalter statt des echten Namens ist fast immer sparsamer, macht die Eingabe aber nicht anonym. Welche Bedingungen im Einzelfall gelten, klärt Ihre KI-Richtlinie, im Zweifel eine Rechtsberatung. Ob Regel, Einweisung und Aufzeichnung bei Ihnen schon stehen, zeigt der KI-Kompetenz-Check.

Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag?

Der Vertrag, der festhält, dass ein Anbieter Ihre Daten nur in Ihrem Auftrag und nach Ihrer dokumentierten Weisung verarbeitet. Die DSGVO nennt in Art. 28, was darin stehen muss: Gegenstand und Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenarten, die Kategorien der Betroffenen sowie Ihre Rechte und Pflichten. Den Vertrag gibt es in aller Regel nur zu den geschäftlichen Angeboten. Entscheidend ist also nicht, ob Sie zahlen, sondern welchen Vertrag Sie geschlossen haben. Auch ein bezahltes Privatkonto läuft ohne ihn.

Was Platzhalter leisten, und was nicht

Namen durch Platzhalter zu ersetzen und Beträge zu runden heißt pseudonymisieren, nicht anonymisieren. Der Unterschied steht in der DSGVO selbst. Nach Art. 4 Nr. 5 ist pseudonymisiert, was sich mit zusätzlichen Angaben wieder zuordnen lässt. Erwägungsgrund 26 zählt solche Daten weiterhin zu den personenbezogenen. Anonym ist eine Eingabe erst, wenn auch aus dem Zusammenhang niemand mehr auf eine Person schließen kann. Bei kleinen Betrieben und seltenen Merkmalen ist dieser Rückschluss leichter, als man denkt. Für die meisten Aufgaben ändert der Platzhalter am Ergebnis nichts, und weniger Daten sind trotzdem besser als mehr. Wie Platzhalter in einer sauberen Anweisung stehen, zeigt die Prompt-Werkstatt.

Häufige Fragen zur Daten-Ampel

Woher weiß ich, ob das Training abgeschaltet ist?

Aus den Kontoeinstellungen und dem Vertrag – nicht aus der Werbung. Business-Tarife führen die Einstellung meist in der Verwaltungsoberfläche und beschreiben sie im Vertrag. Bei privaten Konten ist sie oft vorhanden, aber je nach Anbieter unterschiedlich weitreichend. Ein Screenshot der Einstellung gehört in Ihre Dokumentation.

Warum ist die Ampel strenger als der Anbieter?

Weil ein Fehlgriff hier teurer ist als eine Vorsichtsmaßnahme zu viel. Die Ampel ist auf den Alltag kleiner Betriebe kalibriert, in dem es selten einen Datenschutzbeauftragten gibt. Wer im Zweifel weglässt, verliert wenig. Wer Kundendaten entgegen der eigenen Regel ins Privatkonto tippt, kann damit eine unbefugte Offenlegung auslösen, und die kann meldepflichtig sein.

Gilt die Ampel auch für Bild- und Übersetzungswerkzeuge?

Ja. Die Datenart entscheidet, nicht die Art des Werkzeugs. Ein Übersetzungswerkzeug verarbeitet denselben Vertragstext wie ein Chatwerkzeug, und ein Bildwerkzeug verarbeitet Gesichter. Die Frage bleibt dieselbe: Welche Daten gehen hinein, und wohin gehen sie?

Was gehört in eine KI-Richtlinie?

Was erlaubt ist, was tabu ist, wen man fragt: eine A4-Seite genügt zum Start. Dazu kommen die freigegebenen Werkzeuge, die Regel zur Kennzeichnung von KI-Ergebnissen und die Zuständigkeit für Rückfragen. Wer die Ampel einmal durchgespielt hat, hat den schwierigsten Teil bereits beisammen.

Quellen und Stand. Grundlage der Einschätzungen ist die Verordnung (EU) 2016/679, die Datenschutz-Grundverordnung. Herangezogen sind Art. 4 Nr. 5 und Erwägungsgrund 26 zur Abgrenzung von Pseudonymisierung und Anonymität, Art. 9 zu den besonderen Datenkategorien, Art. 28 zur Auftragsverarbeitung und Art. 33 zur Meldepflicht. Maßgeblich ist die konsolidierte Fassung vom 4. Mai 2016. Die Verordnung ist seither nicht geändert, sondern dreimal berichtigt worden, zuletzt im Amtsblatt L 74 vom 4. März 2021. Die KI-Verordnung ist hier nicht einschlägig: Sie regelt die Kennzeichnung von KI und die KI-Kompetenz, nicht, welche Daten in ein Werkzeug dürfen. Quelle: EUR-Lex, Verordnung (EU) 2016/679 (öffnet in neuem Tab). Stand: 26.08.2026.

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